Nechovejte se na telekonferencích jako tele

19. století, století páry. 20. století, století válek. 21. století, století posilující globalizace, integrace, kooperace, překonávání překážek. Mezi překonávané překážky patří tradičně i vzdálenost. Někdy mám pocit, že 21. století je stoletím telekonferencí. Ano, jedná se nepochybně o účelové zjednodušení. Zároveň však o nepopiratelný trend poslední doby.

Nezřídka kdy mám až pět telekonferenčních schůzek denně. Někdy mám pocit, že na telekonferenci s velkou pravděpodobností i zemřu.

Telekonferenční spolupráce je jasným důkazem toho, že tento komunikační kanál není z pohledu překonávání vzdáleností samospasný. Úspěšná spolupráce na dálku vyžaduje přinejmenším pár návyků (o těch třeba příště), ale především vyžaduje vyvarování se několika zlozvykům, které lze v rámci zjednodušení zařadit do následujících kategorií.

Organizace

    1. Absence plánování

Realizace schůzek vyžaduje nutnou dávku přípravy. Pokud chcete, aby se účastník připojil, musí v dostatečném předstihu vědět kam (telekonferenční číslo) a kudy (kód telekonference). Není nic horšího, než aktualizace pozvánky s telefonním číslem a heslem pět minut před zahájením schůzky. Vytvoříte zbytečný chaos. K pozvánce neopomeňte vždy připojit alespoň základní agendu. Připojují-li se i přeshraniční účastníci, neopomeňte zohlednit i jejich časové pásmo (v rámci našeho kontinentu to ještě není tak horké, u ostatních to může být skutečný problém).

    1. Pozdní příchod – přihlášení

„O nic nejde, stejně ostatní chodí pozdě“ říkáte si? Ne tak úplně. Buďme ohleduplní, nezačne se tentokrát náhodou pozdě, právě kvůli vašemu pozdnímu příchodu? Jste-li organizátor schůzky, bývá dobrým zvykem otevřít telekonferenci 5 minut předem tak, aby se ostatní, včas příchozí, mohli pohodlně přihlásit. Nemám žádný spolehlivě fungující recept na notorické opozdilce. Co se mi poměrně osvědčilo, je předřadit jejich agendu na začátek. Pokud nedorazí včas, mají smůlu a jejich bod se přesouvá nakonec – vybude-li čas.

    1. Předčítání materiálů, které ostatní nemají před sebou

Pokud chcete s ostatními pracovat nad konkrétní materiálem, distribuujte jej v předstihu. V ideálním případě sdílejte dokument online. Není-li to možné, odkazujte se vždy přesně na konkrétní body. Není nic horšího, než když diskutovaný materiál nemají všichni k dispozici. Znal jsem jednoho účastníka, který odvolávky na jen jemu dostupné materiály (v daném čase) zneužíval jako konkurenční výhodu. „Pro splnění toho úkolu potřebuji ještě XY, posílal jsem ti to mailem“. Uf, jaké XY (o co přesně se jedná), jakým mailem (z kterého dne, s jakým předmětem), komu všemu jsi to posílal? Zpravidla následoval zásek a odvolávka typu: „tohle vyřešíme offline“. Poté zpravidla nezvedal telefon.

    1. Neevidování přítomných

Pokud chcete aby skupina přihlášených pracovala efektivně, je nutné aby organizátor schůzky evidoval a sdílel seznam přihlášených. To platí zejména v těch případech, kdy se připojuje větší množství účastníků. Účastníkům tím usnadníte možnost okamžitého delegování na ty nejkompetentnější. Vyhnete se tak rovněž zmateným dotazům typu: „Je tady připojený XY?“.

    1. Organizační chaos

Dodržujte pokyny organizátora, nesnažte se převzít jeho roli. Pokud jste organizátor, zajistěte dostatek prostoru na vyjádření všech účastníků. Hlídejte čas vyhrazený pro schůzku (upozorněte na uplynulý čas bodu agendy, upozorněte na blížící se konec schůzky). Pokud se má schůzka protáhnout, ujistěte se, že všichni účastníci mohou zůstat déle. Pokud ne, naplánujte novou schůzku. Zpravidla se nepřekračuje délka schůzek plánovaných na pátek 16:00 hod. (tam zas hrozí, že nikdo „nebude moct“).

Prostředky, audio kvalita

    1. Handsfree auto

Sice máte volné ruce pro řízení, ale je tam s vámi taky spousta ruchů. Blinkr, rádio, vrzající stěrač, déšť, klakson, sanitka, větrák, práce na silnici a mnoho dalších je přenášeno obvykle poměrně citlivým mikrofonem a ruší tak průběh jednání. Pokud se opravdu musíte připojovat z auta, zastavte na klidném místě. Budete se tak moci věnovat naplno jedné činnosti, bez dalšího rozptylování. Využívejte efektivně funkce „mute“ ve chvíli kdy jste jen v roli posluchače.

    1. Připojování přes mobil

Rozhodně není ideální alternativa. Mobily mají citlivé mikrofony a rovněž přenášejí množství ruchů (vibrace, notifikace, funění, pokašlávání, krkání). Mobil na uchu, rovněž nemusí být překážka pro ostatní nezúčastněné kolegy v tom, aby vás v průběhu telekonference oslovili:

Q: Už jsi to poslal?
A: Promiň, já jsem na telekonferenci, později.

Vaší odpověď (A), ale slyšeli všichni vzdáleně spolupracující. Odvádíte jejich pozornost. Využívejte efektivně funkce ztlumení „mute“ ve chvíli kdy jste jen v roli posluchače.

    1. Projektor na stole

Může představovat další z rušivých elementů. Krom toho, že topí, čímž může obtěžovat přísedící kolegy, také generuje hluk okolo 30 dB. Pokud je telekonferenční telefon umístěn příliš blízko projektoru, hluk se přenáší.

    1. Otevřené okno

Tam kde je to možné, využijte po čas telekonference klimatizaci. Projíždějící sanita, policie, hluk z ulice, výkopové práce apod. budou kazit soustředění vzdáleně připojených.

    1. Vyzvánějící mobil / tablet / smartwatch

Toto pravidlo platí pro všechny schůzky, ne jen ty telekonferenční. Telefon, tablet i hodinky by měly být po čas schůzky v režimu „tichý“. Pokud na to často zapomínáte, zvažte možnosti automatizace např. na základě lokality anebo schůzky v kalendáři. Pokud hovor opravdu musíte přijmout, opusťte telekonferenční místnost, případně využijte „mute“. U hodinek nezapomeňte na psychologický faktor. Pohled na hodinky na schůzce řada staromilců (včetně mě) interpretuje jako – dělejte nemám čas, nudíte mě. Ne každý si uvědomuje, že vám zrovna vibruje zápěstí, protože jste obdrželi email, nebo jinou notifikaci.

    1. Chybně seřízený, nastavený headset (sluchátka)

Připojujete-li se individuálně např. z pracovního open space, může být výhodné využití sluchátek – headset. Před jejich použitím se ale dvakrát ujistěte, že je vše správně nastaveno. Přílišná citlivost mikrofonu před ústy bude přenášet „funění“, naopak nízká může znamenat, že vám nebude rozumět. Jeden můj kolega čelí pracovnímu stresu tak, že žvýká, případně cucá bonbony. Často se připojuje pomocí headsetu. Je to lepší než detektor lži. Když se dostane pod tlak, frekvence žvýkání se úměrně zrychluje.

    1. Zpětná vazba – přílišná hlasitost

Přílišná hlasitost, zejména telefonů, které primárně nejsou určeny pro telekonference, může znamenat přenos zpětné vazby. Nemůžete více znepříjemnit život komunikátorovi, než tím, že uslyší sám sebe. Neocení to ani ten největší narcis.

    1. Notebook – mikrofon/reproduktor

Tak to raději vůbec. Mikrofony v noteboocích nestojí za moc. Navíc notebooky jsou „by design“ zdrojem hluku. Pokud není zbytí, nepoužívejte po čas schůzky integrovanou klávesnici, ani touchpad (cvakání, klikání). Také pozor na zpětnou vazbu, systémové zvuky a zvukové notifikace. Pořiďte si headset. Skoro nic to nestojí.

Návyky, chování

    1. Bouchání do stolu, hlasité vydechovaní

Sám jsem trochu hodně nervák, ale pokud své emoce netransformujete do řeči, kterou dokáže dekódovat účastník, kterému chybí obraz, přijdou tyto výlevy vniveč (i když někdy je to tak asi lepší). Rozumějte, bez obrazu není jasné, co tu ránu způsobilo. Zakopnutí o nohu stolu, bouchnutí dveřmi, spadnutí PET flašky s vodou, nebo rána do stolu pěstí, znějí na dálku podobně.

    1. Zašifrování a dekódování sdělení

Mějte na paměti, že pokud použijete šifru, kterou ne všichni umí číst, vznikne někdy zřetelný, jindy nezřetelný problém. Typickým příkladem jsou cizojazyčné schůzky. Tu a tam narazíte i na pacienty, kteří si vymysleli vlastní jazyk, např.: „…Petr mi dnes připadá enhancementovaně prokrastynovaný“. Když někdo nemluví srozumitelně, není ostuda ho vyzvat k novému pokusu. Chcete-li zachovat politickou korektnost, sveďte to na nekvalitní audio.

    1. Pasivní účast

I přestože se účastníte schůzky, kde je vaše role převážně pasivní (je vyžadována jen sporadická interakce), při připojení se představte. Považuji za minimálně neslušné, připojit se do konferenční místnosti a neříci ani „bůůůů“. Na jednu z našich pravidelných schůzek se připojuje někdo, kdo se prokazatelně připojil, ale nikdy se nepředstavil. Oslovujeme ho „duch“. Jeho přítomnost se eviduje i v zápisech.

    1. Vypadnutí z role komunikátor / recipient

Držte se své role. Nehovořte když mluví ostatní. Nevyjadřujte se ke věcem, které jsou mimo toleranci vaší role (např. projektový manažer k poznámce v kódu aplikace). Pokud se všichni účastníci po hlase dobře neznají, vždy se představte, než začnete mluvit. Tím spíše, pokud se potkává hned několik stran. Např.: „Jan Novák, za firmu Novák a syn souhlasí s návrhem…“.

    1. Kašlání, smrkání

Pokud jste nemocní, běžte k doktorovi a zůstaňte doma (to by blbej neřek). Budiž vám přičteno k dobru, že po telefonu sice nikoho nenakazíte, ale když se s horečkou připojíte mobilem z postele, ostatní to ne vždycky ocení. Z velkou pravděpodobností se nedokážete vyvarovat hlasitým projevům vašeho těla, zapříčiněným momentální indispozicí. Nemoc a produktivita, jak známo, nejdou ruku v ruce. Opravdu se musíte připojit?

    1. Nonverbální komunikace

Mějte na paměti, že přikyvování, mrkání, ukazování, hlášení se, zvedání ukazováčků aj. možná zachytí někteří přísedící, ale nikdo jiný. Mimochodem, pokud už si nevyhnutelně musíte ulevit klením, doporučuji právě nonverbální komunikaci. Zdvižený prostředníček je bezpečnější, než verbální projev. Párkrát jsem byl účasten při tom, když si obsluha druhého konce telefonu zapomněla zapnout „mute“ a z telefonu se ozvaly věci, které by mi sotva někdo řekl do očí. Zvlášť pikantní to může být ve chvíli, kdy se rozhovory nahrávají.

    1. Mix významové a interpretační linie

Opět výpůjčka ze sociologie. Významová, též tematická linie, je to o čem se mluví – obsahová část sdělení. Interpretační linie je to, jaký smysl tématu komunikující přikládají – smysl sdělení. Obě probíhají současně. Ne všechny informace, které na schůzkách zaznívají jsou stejně důležité pro všechny. Ne všichni stejně interpretují stejná sdělení. Ne všichni stejně rozumí obsahové části sdělení. Používejte ověřovací otázky, dbejte na to, ať jsou rozhodnutí typu „ano“, „ne“, „nevím“ vždy podepřena vysvětlením postoje. Přesvědčujte se, že si s ostatními účastníky rozumíte.
Q: Souhlasíte?
A: Ano.

A věděl (A) přesně na co odpovídá?

A jaká je vaše zkušenost se spoluprací na dálku? Je čas strávený na telekonferencích časem produktivním?

Nechovejte se na telekonferencích jako tele