Poznámky z jednání na papíře

Je tomu už nějaký pátek, co na mě pracovní prostředí (nejvýrazněji asi Tomáš Földi) převedlo toho času velmi trendy nákazu: „GTD“. Osvědčilo se a dosud mě to nepustilo. Jako u každé metodiky, kterou jsem si kdy snažil osvojit, je i implementace GTD v mém životě poměrně specifická. Vybírám si totiž jen to co se mi libí, kombinuji, ohýbám, přidávám, vypouštím a tak. Jednu činnost ale striktně dodržuji dle předpisu, je jí weekly review.

Jedním ze zdrojů ze kterého čerpám v rámci hodnocení uplynulého týdne je můj kalendář. Víc než cokoliv jiného z něj zřetelně vyplývá jedna skutečnost. A to sice kolik času trávím na schůzkách. Někdy je to skoro až k nevíře. A protože má paměť je spíše z těch milosrdnějších – selhává mi, musím si všechno psát. Co si nenapíšu, to nevím.

Výše uvedenými vlastnostmi bych asi nikterak nevybočoval z davu. Jenže já k tomu nepoužívám ani notebook, ani tablet. Prostě pěkně po staru:

  • tužka;
  • papír.

Tímto přiznáním sám sebe v prostředí místního blogu dost diskvalifikuji. Ostatně jak chcete s těmito pomůckami využít klávesových zkratek k tomu abyste hacknuli svůj TextExpander a spustili skripty, které Vám vše sesynchronizují s OmniFocus?

Nejenže k tomu nepoužívám žádný high-tech, ale dokonce na schůzkách není v dosahu mých rukou, ani očí, žádné zařízení s LCD displejem. Telefon je na schůzkách ztlumený a neopouští mou kapsu. A o to právě jde. Mají-li ty schůzky být k něčemu, produktivní chcete-li, je vyžadována vaše koncentrace na téma schůzky. Potřebuji se soustředit, ne na emaily, ne na telefony, ani na vyřizování jiných administrativních úkonů, ale na témata probíraná na schůzce. V tom jsou tužka a papír k nezaplacení.

Notification tray (notifikační lišta(?) – všechno co vyskakuje vpravo dole vedle hodin)), všechno co bliká, vibruje a bylo vyrobeno s cílem upoutat pozornost a z toho důvodu („by design“) působí rušivě.

Papír

Když jsem zkusmo upustil od psaní elektronických poznámek z jednání a rozhodl se vrátit ke kořenům, nabízela se celá řad možností jaký papír použít. Zkusil jsem metodu pokus – omyl:

  • linkovaný, čtverečkovaný a nakonec i čistý blok
    Neměl jsem v sobě dost disciplíny udržet stejný systém, bylo svazující tahat to pořád s sebou.
  • linkované, čtverečkované a nakonec i čisté listy – bez vazby
    Volná vazba se osvědčila, ostatní problémy zůstaly.
  • „Produktivní šablony“
    Existuje jich neskutečné množství. Na každé mi něco nevyhovovalo. Hanit je jednu po druhé by bylo nefér, už jenom kvůli tomu o jak subjektivní pohled se jedná. Když už jsem s tím chtěl asi po měsíci praštit, vzpomněl jsem si, že jsem ve škole používal Cornell poznámky. Znovu nic převratného, prostě vylepšíte poznámkový papír dvěma čárami. Ale v jednoduchosti je síla, i s odstupem času to fungovalo skvěle.

Pokud jde o Cornell poznámky, vštípily mi zejména pevnou, povinnou a logickou strukturu. Daly té chaotické změti textu nějaký řád, který když přijmete, pomůže vám vytvořit vlastní strategii psaní poznámek.

Vzor vytvořených poznámekIdentifikační prvky, vlastní poznámky, klíčové body a shrnutí. Víc oddílů tam není a víc jich ve škole asi ani nebylo potřeba, jednoduché jako facka. V činnosti schůzování, se překvapivě školní prostředí patrně příliš neliší od toho pracovního. Osvědčilo se to. Po čase jsem měl jen pár výhrad:

  • Hlavička nebyla pevná, pokaždé jsem tam uvedl něco jiného;
  • Nebylo kam psát účastníky jednání, pokaždé jsem je uváděl jinam;
  • Úkoly byly všude v textu a obtížně se to z toho lovilo.

Předepsal jsem hlavičku, doplnil sloupce pro seznam účastníků a uvědomil si, že spodní část určená pro shrnutí a závěry vlastně nepoužívám. Nakonec jsem jí nahradil seznamem úkolů což výrazně pomohlo přehlednosti. A bylo.

Tužka

Kuličkové pero, propiska, fix? Vším to jde, ale nejvíce se mi osvědčil tenký fix. Tím, že s ním musím psát pomaleji, je text čitelnější jak pro lidi tak pro scanery. Zároveň tím šetřím místo, protože kvalita scanu může být nastavena na méně DPI a elektronický otisk je tak menší. Konkrétně píšu tímhle a zdůrazňuji, že nejde o product placement, ale o osobní preferenci.

Nicméně je to asi jedno. Mimochodem pro ty z Vás, kterým na tužkách vadí, že jim chybí baterky a usb konektor (?!), mám taky jeden (dosud ale nevyzkoušený) tip.

jAK SE TO SPOLEČNĚ POUŽÍVÁ

Vlastně tak, jak chcete, při dodržení následné posloupnosti a zvážení následujících doporučení:

  1. Hlavička a seznam účastníků jednání
    zapisuji před zaháním jednání, obsahuje prostou identifikaci, kategorizaci;
  2. Detail
    poznámky, které zapisuji v průběhu jednání;
  3. Shrnutí
    heslovitě shrnujeí 2. Zapisuji v průběhu nebo po jednání;
  4. Úkoly
    zapisuji v průběhu, ty co zapomenu zaznamenat tak po jednání. Struktura opisuje zadávání do mnou používaného Todoist (povinné: co, do kdy, volitelné: projekt, label).

Workflow a shrnutí

No tak jo, dobrý, máš poznámky na papíře a co jako s nimi? Potřebuji je mít s sebou, potřebuji je nějak kategorizovat, potřebuji dostat úkoly do úkolovníku. A dělám to takhle:

Papírové poznámky → Scan → OneNote příloha, příležitostně včetně přepsaných keywords v těle (pochopitelně s linkem na událost v kalendáři) → ručně přepsat úkoly do Todoist → Založit papír do šanonu

 Já si vybral tužku a papír, ale nijak Vám to necpu. Ostatně ani klávesnice nemusí být pro kočku:

 Pro tužku Pro klávesnici
 Naučíte se znovu psát OCR je nepoužitelné, zvlášť když škrábete
 Vytvoříte něco fyzického Oproti digitálnímu zápisu je tužka časově náročnější
 Udržíte déle svou pozornost na schůzkách Papír ztratíte snadněji než notebook
 Založíte fyzický archív Nevznikne instatní záloha v cloudu
 Lépe si zapamatujete obsah jednání  Papír nemá api, těžko se integruje

Stáhnout šablonu

Poznámky z jednání na papíře