Od Editorial k OmniFocus

Na stretnutiach trávim veľa času. Niektoré za niečo stoja, niektoré nie. Z každého stretnutia v ideálnom prípade vzniká určitá forma zápisu. V prípade stretnutia so zákazníkom formálny, v prípade interného neformálne zhrnutie. Takže poznámkovanie. Zatiaľ som neprišiel papierovým poznámkam na chuť, idem v elektronických. V poslednom čase na iPade.

iPad je výborné zariadenie na všeličo možné. Na zaznamenávanie poznámok zo stretnutí ideálny. Je ľahký, vysoko prenosný a je možné k nemu pripojiť externú klávesnicu.

Poznámky zo stretnutia na iPade zaznamenávam v textovom editore. Archivujem v Evernote. Úlohy evidujem v OmniFocus. “Dosť veľa krokov, a ešte k tomu na iOS”, poviete si.

Magická aplikácia: Editorial

S pomocou Editorial a zopár ďalších aplikácií všetky uvedené potreby naplním do puntíku na pár tapnutí.

Workflow

Mojím cieľom bolo čo možno najjednoduchšie dostať úlohy, ktoré vyplynuli zo stretnutia, do OmniFocus spoločne s referenciou na záznam/poznámku v Evernote. Keď píšem najjednoduchšie, mám tým na mysli jednoducho-potom-ako-to-raz-nastavím.

Moje workflow tvoria štyri aplikácie:

  1. Editorial
  2. Evernote
  3. TaskClone
  4. OmniFocus

Editorial

Ponúka sa otázka, prečo používať dve rôzne aplikácie na poznámky, a nie len Evernote, keď tam aj tak nakoniec skončia… Koľko ľudí, toľko chutí. Každý k totožnej veci môže pristupovať rôzne, ja mám dôvodov hneď niekoľko. V prvom rade, Evernote nepodporuje Markdown (v čase písania tohoto článku). Ďalším dôležitým faktorom je moja už závislosť na TextExpander. Písanie akýchkoľvek textov bez možnosti využiť rozbalovátka je pre mňa utrpenie. Pokiaľ vás napadlo, prečo si nenainštalujem alternatívnu klávesnicu, ktorá je súčasťou TextExpander, predbehnem Vás, mám. A jedným dychom dodávam, mám s ňou problém. Nie je v slovenčine ani čestine a s mojou Apple Wireless Keyboard sa moc nekamaráti. Klávesové skratky zadané na externej klávesnici ne-expandujú. Predpokladám, že to bude v dohľadnej dobe upravené, nakoľko iOS 9 dáva omnoho viac možností pre vývojárov z pohľadu hardwarových klávesníc. Editorial implementoval podporu TextExpander priamo do aplikácie, a funguje to excelentne 1. Evernote tieto možnosti zatiaľ neponúka. Za tretie, Evernote mi na písanie príde nešikovný. Editorial má ( subjektívne) čistejší dizajn bez rušivých elementov. Evernote má nesporne svoje výhody, pre poznámkovanie som ho v minulosti používal. Postupom času sa pre mňa však všetky tie sofistikované možnosti formátovania stali skôr príťažov než prínosom. Evernote je robustnejší a to ma ruší. Viac mi vyhovuje jednoduchšie pracovné prostredie. I napriek tomu, že mám Premiun account, v súčastnosti využívam Evernote len ako archív; pre jeho pokročilé možnosti vyhľadávania.

EditorialEvernote_UI

“Čo tam máš ďalej?

V neposlednom rade pre Editorial hovoria workflow, ktoré práci s textom dávajú nové a zaujímavé možnosti. Trochu tuším, ako budem tráviť blížiace sa zimné večeri.

Založenie novej poznámky

Založenie nového dokumentu v Editorial je otázka swipe a tap. Aby som bol zrozumiteľný; Editorial podporuje URL – schémy. S využitím Laucher je to brnkačka. Do Launcher som zadal nasledovné URL – schéma editorial://new/Untitled.md?root=dropbox– kde Untitled.md je názov novo-vytvoreného súboru. Nič nehovoriaci názov súboru neriešim (vysvetlím). V Editorial môžete súbory vytvárať ako lokálne, alebo ho prepojiť s Dropboxom, root=dropbox v URL – schéme je cesta, kde bude súbor vytvorený. Ja všetky súbory vytváram v Dropboxe.

Editorial_Launcher_new_File

Každá moja nová poznámka začína dátumom a popisom čoho sa týka na prvom riadku textu (v tvare YYYY-MM-DD – popis – firma). Pokiaľ tipujete, že na túto názvovú konvenciu využívam TextExpander, tipujete správne. Na opakujúce sa stretnutia mám vytvorené konkrétnu, na adhoc mám vytvorenú všeobecnú, ktorú podľa potreby upravujem.
Tento prvý riadok v texte následne využijem na definovanie názvu poznámky v Evernote. Vysvetlenie, prečo spočiatku názov súboru neriešim, som dúfam splnil.

Po zadaní xmeeting sa expanduje šablóna poznámky s pevne danou štruktúru. Obsahuje účastníkov, všeobecné diskutované body, konkrétne projekty (optional) a úlohy.

Editorial_TE

Posledné dva riadky šablóny v časti Tasks predstavajú element Evernote Markup Language (ENML) 2. Technickými detailami nebudem nudiť, čo je dôležité je, že <en-todo/> sa v Evernote poznámke zobrazuje ako zaškrtávatko3. Kiež by mi stačili len dve, zvyčajne nestačia. Zadám xment, ktoré sa expanduje do odpovedajúceho elementu.

Editorial Workflow

To, že Editorial obsahuje možnosť tvorby workflow som spomínal. Je to podobné ako v aplikácií Workflow, primárne však pracuje s textom.

Jedno workflow som spatlal. Nutné uviesť, že je inšpirované, tj. poskladal som už niekým vytvorené, upravil, doplnil, dotvoril a vytvoril som jednotlivé časti tak, aby vyhovovali tomu, čo som potreboval.

Pre účely tohoto textu sú jednotlivé bloky workflow farebne rozlíšené.

Fialový blok

Editorial_wflow_violet

Fialový blok definuje názov poznámky pod ktorým bude uložená v Evernote.

Ako som uvádzal, prvý riadok textu je určený názvu poznámky podľa fixnej konvencie.

Tento blok z textu extrahuje riadky, ktoré obsahujú dátum v tvare YYYY-MM-DD, zoradí ich do zoznamu v dialógovom okne s možnosťou výberu, vybraný riadok odstrání a hodnotu uloží do premenej filename.

Oranžový blok

Editorial_wflow_orange_2

Oranžový blok ukladá Task Clone tag Send_To_OmniFocus do premennej taskclone.

Tu by bolo namieste si trochu odskočiť a Task Clone predstaviť.

V zjednodušenej forme je možné povedať, že funkcia Task Clone spočíva v zaslaní úlohy, ktorá je v Evernote poznámke do OmniFocus prostredníctvom služby Mail-Drop za predpokladu, že poznámka spľňa dva parametre:

  1. má priradený definovaný ”tag
  2. poznámka obsahuje nesplňenú úlohu, ”Task“, ktorá je reprezentovaná zaškrtávatkom. Spomínate na <en-todo/>?

V rámci nastavenia Task Clone je nutné vybrať/založiť tag, ktorý bude po priradení triggerom/spúšťačom, čokoľvek čo to je, čo sa deje na pozadí Task Clone a dostane definovanú úlohu a link na poznámku v Evernote do OmniFocus. Následne stačí len zadať super tajný email na službu Mail-Drop.

Môj tag je Send_To_OmniFocus. Tento tag bude automaticky priradený k poznámke.

Taskclone_Settings_v2
 

Modrý blok

Editorial_wflow_blue

Modrý blok dáva možnosť priradiť k poznámke ďalšie tagy ktoré máte definované v Evernote.

V prípade, že zvolíte “Yes”, spustí sa Python script. K prihláseniu do Vášho Evernote účtu je použitý Developer token. Pokiaľ ho nemáte, možete ho získať tu. Po prvom spustení je nutné Developer Token zadať, pri každom ďaľšom spustení to nebude nutné. Python script vytiahne všetky vaše tagy, zoradí ich abecedne do zoznamu v dialógovom okne s možnosť viacnásobného výberu a hodnoty uloží do premennej selected_tags. Táto premená obsahuje naviac aj premennú taskclone.

Zelený blok

Editorial_wflow_green

Pred zeleným blokom sa text prekonvertuje z Markdown do HTML a uloží do premennej htmltext.

Následne sa spustí Python script, ktorý text poznámky prekonvertuje do ENML2, priradí všetky vybrané tagy a vloží poznámku do Vášho default notebooku, v mojom prípade “1. Inbox”.

V Evernote a OmniFocus to vyzerá nasledovne.

Editorial_Evernote_OmniFocus

Záver

Samotné Editorial Workflow spúšťam jedním tapnutím z lišty obľúbených. Pri písaní poznámok nechcem prechádzať do OmniFocusu a zakladať novú úlohu. Strácam kontext a proste to trvá, preto mi tento spôsob poznámkovania vyhovuje. Pomocou jedného plaintextu vytváram jednak úlohy v OmniFocus ako aj “archívny” záznam v Evernote . Ten naviac zálohujem v Dropboxe. Len pre prípad, že by Evernote jedného dňa nebol. Zaznamenávam ich na zariadení, ktoré je ľahké a pritom výkonné, v aplikácií s čistým dizajnom a pre mňa nerušivým prostredím a zároveň mám istotu, že všetky úlohy sa dostanú tam, kde šanca, že ich splním, sa výrazne zvýši…

Editorial workflow si môžete stiahnuť tu.


  1. mimo snippets založených na AppleScript  
  2. ENML, Evernote Markup Language 
  3. Task 

 

Od Editorial k OmniFocus